Redacción Práctica (Oficial)

Citación

Una citación es una resolución dictada por un juez o tribunal a través de la cual se envía una comunicación a una persona determinada para que se persone en el juicio en un día y a una hora determinada. La citación puede llevarse a cabo tanto a las partes del proceso, como a terceros cuya presencia pueda ser necesaria para la tramitación del juicio (testigos, peritos, etc.).

La citación se realiza a través de algún medio que deje constancia de que el destinatario ha recibido la comunicación para así poder tomar las medidas oportunas si el citado desobedece al órgano jurisdiccional. En la citación se suele incluir un apercibimiento en el que se dice qué puede ocurrir si la persona no se presenta en el día y hora fijados. Existen dos modelos diferentes de citaciones:

a) La citación a fecha: Consiste en citar a una persona en un día, en una hora y un lugar determinado

b) Citación a término: Cuando no se especifica un día concreto a una hora determinada sino que ofrece un plazo de citación.

La Citación tiene tres apartados destacados:

1. Encabezamiento: aparecen en el documento expresamente las palabras identificativas del mismo: CITACION O NOTIFICACIÓN. Luego se anotan los datos del receptor o destinatario de la citación.

2. Cuerpo: se redacta el tema de la citación, especificando cuando se cita al interesado, en el lugar y fecha determinados al efecto y los documentos. Que en su caso deberá portar o aportar.

3. Pie: Se compone de la firma, identificación y fecha de la emisión del documento

Certificado

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley

Tipos de certificado

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

§  la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto

§  los resultados académicos

§  la docencia de determinado curso o seminario

§  la experiencia profesional en determinado campo

§  la pertenencia a un grupo o jerarquía

§  los conocimientos de lenguas extranjeras

§  la realización de cualquier otra actividad académica o extra académica

§  la adecuación de un objeto a una norma

§  el estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona

Estructura del certificado

Aunque cada institución suele tener sus propios modelos de certificación, un modelo estándar de certificado es como sigue:

Nombre o logotipo de la institución CERTIFICADO D./Dª Nombre y apellidos, cargo que ocupa en la institución, CERTIFICA Que D./Dª nombre y apellidos, con DNI número (número), ha participado / organizado / realizado... Y, para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición de la persona interesada, en el (lugar), el día (fecha). (Firma de quien expide el certificado) Fdo.: (Nombre y apellidos) (Sello de la institución)

La persona que redacta el certificado no es necesariamente la misma que la que la firma; de hecho, en ocasiones es la propia persona interesado quien presenta el certificado ya redactado para que el responsable sólo tenga que firmarlo (siempre, claro está, que esté de acuerdo con su contenido); pero esta diferencia es irrelevante: a efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente.

Solicitud

CONCEPTO:
Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo. 

CARACTERISTICAS
La Solicitud, en cuanto a los APECTOS FORMALES, responde a las mismas directrices que la carta de presentación, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas.

ESTRUCTURA 

A) Encabezamiento.
Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.). 

B) Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud. 

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud..

El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.)

C) Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta petición de....

D) La despedida debe indicar:
Fecha: lugar, día, mes y año 
Firma de quien presenta la instancia
Nombre del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir escritos todos en mayúsculas. Por ejemplo,

DECANATO DE LA FACULTAD DE BIOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE EXCELENTISIMO SEÑOR RECTOR MAGNIFICO DE LA UNIVERSIDAD DE 
ILUSTRISIMO SEÑOR PRESIDENTE DEL EXCELENTISIMO

Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de modernización de los documentos públicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO".

Memorando

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".
El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.
Como se mencionó, el memorando transmite información, que normalmente, incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes, respuestas, advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente entre oficinas o departamentos, ante algún problema o situación de trascendencia. Aunque es un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. Se debe tener en cuenta que debe ser escrito en tercera persona, evitando hacerlo en primera persona. Se debe referir sólo al asunto tratado, sin incluir cosas que no estén relacionadas. Sólo se debe usar la construcción positiva. Se deben evitar los rodeos y el uso de oraciones largas que perjudiquen el entendimiento rápido del asunto.
En cuanto al contenido, un memorando incluye el membrete, el título del documento indicando que es un memorando, el lugar y la fecha de emisión, los datos del remitente y el destinatario (incluyendo sus cargos), el asunto del documento, el contenido o el cuerpo, el pie de firma y las referencias finales.
En la práctica, la estructura de un ejemplo de memorando puede incluir las siguientes líneas: 1- Para: El nombre en cuestión, 2-CC: (con copia a quien corresponda), 3-De: Quien lo envía, 4-Fecha: la fecha del memo, 5- Asunto: El motivo del documento. Luego vendría el mensaje, muy breve, de uno o dos párrafos por lo usual, y se termina sencillamente por un "Gracias por su atención" o alguna frase por el estilo. No existen estándares para el memorándum por no ser un documento de los más formales, por lo que el asunto es bastante libre, y lo que se busca es ir al grano de la manera más sencilla posible para comunicar el mensaje.

Recomendación

Tal como te lo señalan los demás usuarios, un memorando o memorándum es:
1- Una comunicación interna a nivel de empresa, de poca formalidad, para materias más bien operativas y de mediana a baja importancia.
2- Una libreta o lista en algún formato de cosas por recordar.

Por el ámbito de tu pregunta (negocios) seguro te refieres a la definición no.1, y un ejemplo sería:

Fecha actual

MEMORÁNDUM
A: Todos los empleados
DE: Gerencia de Recursos Humanos
ASUNTO: Viernes informales

Recordar que durante los viernes informales, es posible asistir a la oficina sin corbata, pero el uso de pantalones y camisa es obligatorio; que no se repitan los incidentes de personas desnudas que se presentaron a trabajar la semana pasada....

Un memorando puede ser más o menos trivial que el del ejemplo, pero ese es el concepto.

Oficio

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Oficio múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que:

1.    el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo).

 

Oficio de transcripción

La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes. también nos indica la finalidad del partido.

Partes

Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Circulares

1.- CONCEPTO

Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus subalternos simultáneamente, para darles ha conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad. El tema o mensaje interesa a todos los integrantes de una dependencia.

Generalmente los temas a tratar son:

·                     1. Movimiento interno de los jefes de una institución.

·                     2. Los cambios de horario de trabajo.

·                     3. Nombramiento de comisiones encargadas de mejorar el movimiento interno de dependencia.

·                     4. Acuerdos y decisiones de la jerarquía.

·                     5. Los ascensos del personal que labora en una empresa, etc.

Por los temas o asuntos mencionados, es fácil darse cuenta, que este documento cumple su función dentro de una institución, con un trato vertical descendente y horizontal; es decir de una autoridad a un subordinado y también entre las personas del mismo nivel o rango. Si dentro de una empresa existe un gran numero de trabajadores o miembros, la circular será mimeografiada.

2.- PARTES

1. Numeración

Al igual que el memorandun u oficio; la primera parte se escribe con mayúsculas, es decir, la palabra CIRCULAR, seguida del numero, separada por una línea oblicua, luego las siglas con letras mayúsculas, el cargo de la persona que lo remite, un guión y las siglas de la institución o empresa que dirige la circular, separada por una línea oblicua y por ultimo el año en curso.

2. Fecha

Se escribe el lugar, el día, el mes, y el año que en curso.

3. Destinatario

Generalmente o casi siempre estará dirigido al conjunto de personas

interesadas en el documento. Puede dirigirse:

- Al personal de la empresa:

- Estimados colegas:

4. Asunto

En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, todo con mayúscula, seguida de dos puntos y junto se escribe el tema en resumen o en síntesis.

5. Cuerpo o texto

Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se quiere decir; puede estar integrado por varios párrafos, y para mayor orden enumerar cada párrafo.

6. Despedida

Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo:

Atentamente.

7. Firma y cargo

La firma es la rubrica a mano, como se acostumbra a firmar en toda documentación; debajo de la firma se coloca el nombre completo del firmante y luego el cargo o grado de jerarquía que posee.

8. Iniciales

Como siempre, con letras mayúsculas las iniciales del remitente, seguida de una línea oblicua, las iniciales del mecanógrafo o secretaria con minúscula.

La circular es un documento que se puede entregar personalmente o enviar por correo. Para redactar este documento se puede utilizar el membretado si la institución lo requiere así.

ACTAS de SESION

Definición

Es una relación escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una junta o reunión, previamente convocada.

La emisión de un acta proporciona testimonio o constancia oficial  de un hecho. El acta equivale a una certificación de lo tratado o acordado en la junta.

Asistentes

Como norma general y de forma sencilla, a una junta acuden una serie de miembros o vocales, uno de los cuales es el  Presidente, que ostenta la máxima representatividad dentro de la reunión y a quien le son conferidas una serie de prerrogativas. Fijar el orden del día,  acordar la convocatoria de las sesiones, presidir las mismas, dirimir los empates con su voto de calidad, etc. Todos estos miembros tienen voz y voto dentro de la junta.

Además, a las juntas debe acudir un secretario, con voz y sin voto, que se encarga de levantar las actas, realizar las convocatorias y en general ejecutar los acuerdos y decisiones del presidente y de la propia junta

A los efectos del levantamiento de actas relativas a la elaboración del proyecto de prácticas, la figura del Presidente y del Secretario, serán asumidas por el  Coordinador del Proyecto.

Contenido

No existe una normativa general referente al contenido o normas relativas al levantamiento de actas. Existen algunas disposiciones específicas, por ejemplo, en el artículo 27 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, sobre R.J.A.P. y P.A.C., que indica algunas normas relativas al levantamiento de actas en las reuniones de órganos colegiados. No obstante, para la validez de las actas, se deben recoger los siguientes puntos:

¨ Asistentes: Nombre y apellidos, con el cargo de las personas que componen la junta y en su caso, relación de los ausentes

¨ Orden del día: Relación de los puntos que van a ser tratados y debatidos en la sesión

¨ Circunstancias del lugar y tiempo de celebración: Indicación del lugar, fecha y duración de las deliberaciones.

¨ Resultados de la reunión: Se indicarán las deliberaciones abiertas en relación al orden del día, con expresión de las opiniones y juicios vertidos por cada uno de los intervinientes. También se incluirán los acuerdos adoptados en la sesión.

¨ Ratificación de lo tratado y acordado: Para avalar lo tratado y acordado, se levantará un escrito (acta) que irá refrendado por la firma de todos los asistentes o en su defecto por la del secretario, con el visto bueno del Presidente. (En el caso del

Proyecto, por el coordinador del Proyecto)

Aprobación de las actas

Una vez finalizada una reunión, el secretario levantará el acta correspondiente. Las actas se pueden aprobar en la misma sesión, o en la siguiente.

De lo sucedido, dará cuenta el secretario sin más. Los acuerdos se deben adoptar con la conformidad de la mayoría, por lo que se deben proceder a realizar votaciones. En una sesión se pueden adoptar diversos acuerdos. Cada sesión requerirá de tantas votaciones como acuerdos se tomen, puesto que cada acuerdo es independiente de los anteriores

El voto de cada miembro en relación a la aprobación de un acuerdo, podrá tener el siguiente sentido: A favor, en contra, abstención

Se aprobarán todos aquellos acuerdos, en los que la mayoría de los miembros voten a favor. En caso de empate, este se dirimirá por el voto de calidad del Presidente. El Presidente, en estos casos y al objeto de que los acuerdos se adopten por la el mayor número de miembros, puede proponer una nueva votación con un acuerdo alternativo que facilite el consenso.

Cuando se vote en contra o haya abstención en un asunto particular, no habrá responsabilidad respecto a las consecuencias que pudieran derivarse de los  acuerdos adoptados

Solo se podrá deliberar y adoptar acuerdos, de asuntos que se hayan incluido previamente en el Orden del Día

Convocatorias.

La fijación del Orden del Día se realiza por el Presidente de la junta, quien da la orden al secretario para que efectúe la convocatoria. También se puede realizar una convocatoria a petición de la mayoría de los miembros que componen la junta.

Las convocatorias, junto con el Orden del Día fijado, deberán hacerse llegar por método fehaciente a los miembros de la junta, al menos con una antelación de 48 horas