Citación
Una citación es una resolución dictada por un juez o tribunal a través de la cual se envía una
comunicación a una persona determinada para que se persone en el juicio en un día y a una hora determinada. La
citación puede llevarse a cabo tanto a las partes del proceso, como a terceros
cuya presencia pueda ser necesaria para la tramitación del juicio (testigos, peritos, etc.).
La
citación se realiza a través de algún medio que deje constancia de que el
destinatario ha recibido la comunicación para así poder tomar las medidas
oportunas si el citado desobedece al órgano jurisdiccional. En la citación se
suele incluir un apercibimiento en el que se dice qué puede ocurrir si
la persona no se presenta en el día y hora fijados. Existen dos modelos
diferentes de citaciones:
a) La citación a
fecha:
Consiste en citar a una persona en un día, en una hora y un lugar determinado
b) Citación a término: Cuando no se especifica
un día concreto a una hora determinada sino que ofrece un plazo de citación.
La Citación tiene tres apartados destacados:
1. Encabezamiento: aparecen en el
documento expresamente las palabras identificativas del mismo: CITACION O NOTIFICACIÓN.
Luego se anotan los datos del receptor o destinatario de la citación.
2. Cuerpo: se redacta el tema de la citación,
especificando cuando se cita al interesado, en el lugar y fecha determinados al
efecto y los documentos. Que en su caso deberá portar o aportar.
3. Pie: Se compone de la firma, identificación y
fecha de la emisión del documento
Certificado
El certificado es un tipo de
texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el
proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de
una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la
formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a
instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente
dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en
el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado,
puede ser sancionado por la ley
Tipos de
certificado
Los certificados pueden
confirmar muy diversos hechos:
§ la
asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto
§ los
resultados académicos
§ la docencia
de determinado curso o seminario
§ la
experiencia profesional en determinado campo
§ la
pertenencia a un grupo o jerarquía
§ los
conocimientos de lenguas extranjeras
§ la
realización de cualquier otra actividad académica o extra académica
§ la
adecuación de un objeto a una norma
§ el estado
físico y/o mental en el que se encuentra una persona
Estructura
del certificado
Aunque cada institución suele
tener sus propios modelos de certificación, un modelo estándar de certificado
es como sigue:
Nombre
o logotipo de la institución
CERTIFICADO
D./Dª Nombre y apellidos, cargo que ocupa en la institución,
CERTIFICA
Que D./Dª nombre y apellidos, con DNI número (número), ha participado /
organizado / realizado...
Y, para que conste a los efectos oportunos,
expido el presente certificado, a petición de la persona interesada, en el
(lugar), el día (fecha).
(Firma de quien expide el certificado)
Fdo.: (Nombre y apellidos)
(Sello de la institución)
|
La persona que redacta el
certificado no es necesariamente la misma que la que la firma; de hecho, en
ocasiones es la propia persona interesado quien presenta el certificado ya
redactado para que el responsable sólo tenga que firmarlo (siempre, claro está,
que esté de acuerdo con su contenido); pero esta diferencia es irrelevante: a
efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es
quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente.
Solicitud
CONCEPTO:
Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo.
CARACTERISTICAS
La Solicitud, en cuanto a los APECTOS FORMALES, responde a las mismas directrices que la carta de presentación, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas.
ESTRUCTURA
A) Encabezamiento.
Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).
B) Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud.
Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud..
El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.)
C) Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta petición de....
D) La despedida debe indicar:
Fecha: lugar, día, mes y año
Firma de quien presenta la instancia
Nombre del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir escritos todos en mayúsculas. Por ejemplo,
DECANATO DE LA FACULTAD DE BIOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE EXCELENTISIMO SEÑOR RECTOR MAGNIFICO DE LA UNIVERSIDAD DE
ILUSTRISIMO SEÑOR PRESIDENTE DEL EXCELENTISIMO
Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de modernización de los documentos públicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO".
Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo.
CARACTERISTICAS
La Solicitud, en cuanto a los APECTOS FORMALES, responde a las mismas directrices que la carta de presentación, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas.
ESTRUCTURA
A) Encabezamiento.
Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).
B) Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud.
Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud..
El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.)
C) Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta petición de....
D) La despedida debe indicar:
Fecha: lugar, día, mes y año
Firma de quien presenta la instancia
Nombre del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir escritos todos en mayúsculas. Por ejemplo,
DECANATO DE LA FACULTAD DE BIOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE EXCELENTISIMO SEÑOR RECTOR MAGNIFICO DE LA UNIVERSIDAD DE
ILUSTRISIMO SEÑOR PRESIDENTE DEL EXCELENTISIMO
Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de modernización de los documentos públicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO".
Memorando
El
memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que
se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este
documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un
comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de
algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El
término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”.
También en la oficina es conocido como un "memo".El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.
Como se mencionó, el memorando transmite información, que normalmente, incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes, respuestas, advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente entre oficinas o departamentos, ante algún problema o situación de trascendencia. Aunque es un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. Se debe tener en cuenta que debe ser escrito en tercera persona, evitando hacerlo en primera persona. Se debe referir sólo al asunto tratado, sin incluir cosas que no estén relacionadas. Sólo se debe usar la construcción positiva. Se deben evitar los rodeos y el uso de oraciones largas que perjudiquen el entendimiento rápido del asunto.
En cuanto al contenido, un memorando incluye el membrete, el título del documento indicando que es un memorando, el lugar y la fecha de emisión, los datos del remitente y el destinatario (incluyendo sus cargos), el asunto del documento, el contenido o el cuerpo, el pie de firma y las referencias finales.
En la práctica, la estructura de un ejemplo de memorando puede incluir las siguientes líneas: 1- Para: El nombre en cuestión, 2-CC: (con copia a quien corresponda), 3-De: Quien lo envía, 4-Fecha: la fecha del memo, 5- Asunto: El motivo del documento. Luego vendría el mensaje, muy breve, de uno o dos párrafos por lo usual, y se termina sencillamente por un "Gracias por su atención" o alguna frase por el estilo. No existen estándares para el memorándum por no ser un documento de los más formales, por lo que el asunto es bastante libre, y lo que se busca es ir al grano de la manera más sencilla posible para comunicar el mensaje.
Recomendación
Tal como te lo señalan los demás
usuarios, un memorando o memorándum es:
1- Una comunicación interna a nivel de empresa, de poca formalidad, para materias más bien operativas y de mediana a baja importancia.
2- Una libreta o lista en algún formato de cosas por recordar.
Por el ámbito de tu pregunta (negocios) seguro te refieres a la definición no.1, y un ejemplo sería:
Fecha actual
MEMORÁNDUM
A: Todos los empleados
DE: Gerencia de Recursos Humanos
ASUNTO: Viernes informales
Recordar que durante los viernes informales, es posible asistir a la oficina sin corbata, pero el uso de pantalones y camisa es obligatorio; que no se repitan los incidentes de personas desnudas que se presentaron a trabajar la semana pasada....
Un memorando puede ser más o menos trivial que el del ejemplo, pero ese es el concepto.
1- Una comunicación interna a nivel de empresa, de poca formalidad, para materias más bien operativas y de mediana a baja importancia.
2- Una libreta o lista en algún formato de cosas por recordar.
Por el ámbito de tu pregunta (negocios) seguro te refieres a la definición no.1, y un ejemplo sería:
Fecha actual
MEMORÁNDUM
A: Todos los empleados
DE: Gerencia de Recursos Humanos
ASUNTO: Viernes informales
Recordar que durante los viernes informales, es posible asistir a la oficina sin corbata, pero el uso de pantalones y camisa es obligatorio; que no se repitan los incidentes de personas desnudas que se presentaron a trabajar la semana pasada....
Un memorando puede ser más o menos trivial que el del ejemplo, pero ese es el concepto.
Oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar
disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para
llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación,
de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas
redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Oficio múltiple
Es un documento que se
usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por
esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio,
dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el
caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de
documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones,
sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se
considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir,
va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o
jerarquía.
La estructura del oficio
múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual
es importante recordar que:
1. el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser
la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo).
Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo
de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del
oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración.
Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al
original.
Mediante este documento
se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o
relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a
subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este
documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes. también
nos indica la finalidad del partido.
Partes
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo
cual es muy importante para un oficio.
Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej.
"Año de la Paz Mundial".
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de
donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el
memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de
expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la
oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y
el año en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo
requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la
persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se
explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario
mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo
contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con
mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para
mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a
conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy
brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien
comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi
consideración y estima personal.
Atentamente,
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona
que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello
respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del
remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona
que mecanografió el documento.
Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se
menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
Circulares
1.- CONCEPTO
Es un documento que dirige una autoridad a todos o
parte de sus subalternos simultáneamente, para darles ha conocer disposiciones
o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad. El tema o mensaje
interesa a todos los integrantes de una dependencia.
Generalmente los temas a tratar son:
·
1.
Movimiento interno de los jefes de una institución.
·
2. Los
cambios de horario de trabajo.
·
3.
Nombramiento de comisiones encargadas de mejorar el movimiento interno de
dependencia.
·
4.
Acuerdos y decisiones de la jerarquía.
·
5. Los
ascensos del personal que labora en una empresa, etc.
Por los temas o asuntos mencionados, es fácil darse
cuenta, que este documento cumple su función dentro de una institución, con un
trato vertical descendente y horizontal; es decir de una autoridad a un
subordinado y también entre las personas del mismo nivel o rango. Si dentro de
una empresa existe un gran numero de trabajadores o miembros, la circular será
mimeografiada.
2.- PARTES
1. Numeración
Al igual que el memorandun u oficio; la primera
parte se escribe con mayúsculas, es decir, la palabra CIRCULAR,
seguida del numero, separada por una línea oblicua, luego las siglas con letras
mayúsculas, el cargo de la persona que lo remite, un guión y las siglas de la
institución o empresa que dirige la circular, separada por una línea oblicua y
por ultimo el año en curso.
2. Fecha
Se escribe el lugar, el día, el mes, y el año que
en curso.
3. Destinatario
Generalmente o casi siempre estará dirigido al
conjunto de personas
interesadas en el documento. Puede dirigirse:
- Al personal de la empresa:
- Estimados colegas:
4. Asunto
En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, todo
con mayúscula, seguida de dos puntos y junto se escribe el tema en resumen o en
síntesis.
5. Cuerpo o texto
Es la parte donde se explica detalladamente el
mensaje, lo que se quiere decir; puede estar integrado por varios párrafos, y
para mayor orden enumerar cada párrafo.
6. Despedida
Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una
palabra. Ejemplo:
Atentamente.
7. Firma y cargo
La firma es la rubrica a mano, como se acostumbra a
firmar en toda documentación; debajo de la firma se coloca el nombre completo
del firmante y luego el cargo o grado de jerarquía que posee.
8. Iniciales
Como siempre, con letras mayúsculas las iniciales
del remitente, seguida de una línea oblicua, las iniciales del mecanógrafo o
secretaria con minúscula.
La circular es un documento que se puede entregar
personalmente o enviar por correo. Para redactar este documento se puede
utilizar el membretado si la institución lo requiere así.
ACTAS de SESION
Definición
Es una relación escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una junta
o reunión, previamente convocada.
La emisión de un acta proporciona testimonio o constancia oficial de un hecho. El acta equivale a una
certificación de lo tratado o acordado en la junta.
Asistentes
Como norma general y de forma sencilla, a una junta acuden una serie de
miembros o vocales, uno de los cuales es el
Presidente, que ostenta la máxima representatividad dentro de la reunión
y a quien le son conferidas una serie de prerrogativas. Fijar el orden del
día, acordar la convocatoria de las
sesiones, presidir las mismas, dirimir los empates con su voto de calidad, etc.
Todos estos miembros tienen voz y voto dentro de la junta.
Además, a las juntas debe acudir un secretario, con voz y sin voto, que
se encarga de levantar las actas, realizar las convocatorias y en general
ejecutar los acuerdos y decisiones del presidente y de la propia junta
A los efectos del levantamiento de actas relativas a la elaboración del
proyecto de prácticas, la figura del Presidente y del Secretario, serán
asumidas por el Coordinador del
Proyecto.
Contenido
No existe una normativa general referente al contenido o normas
relativas al levantamiento de actas. Existen algunas disposiciones específicas,
por ejemplo, en el artículo 27 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, sobre
R.J.A.P. y P.A.C., que indica algunas normas relativas al levantamiento de actas
en las reuniones de órganos colegiados. No obstante, para la validez de las
actas, se deben recoger los siguientes puntos:
¨ Asistentes: Nombre y apellidos, con el cargo de las personas que
componen la junta y en su caso, relación de los ausentes
¨ Orden del día: Relación de los puntos que van a ser tratados y
debatidos en la sesión
¨ Circunstancias del lugar y tiempo de celebración: Indicación del
lugar, fecha y duración de las deliberaciones.
¨ Resultados de la reunión: Se indicarán las deliberaciones abiertas en
relación al orden del día, con expresión de las opiniones y juicios vertidos
por cada uno de los intervinientes. También se incluirán los acuerdos adoptados
en la sesión.
¨ Ratificación de lo tratado y acordado: Para avalar lo tratado y
acordado, se levantará un escrito (acta) que irá refrendado por la firma de
todos los asistentes o en su defecto por la del secretario, con el visto bueno
del Presidente. (En el caso del
Proyecto, por el coordinador del Proyecto)
Aprobación de las actas
Una vez finalizada una reunión, el secretario levantará el acta
correspondiente. Las actas se pueden aprobar en la misma sesión, o en la
siguiente.
De lo sucedido, dará cuenta el secretario sin más. Los acuerdos se deben
adoptar con la conformidad de la mayoría, por lo que se deben proceder a
realizar votaciones. En una sesión se pueden adoptar diversos acuerdos. Cada
sesión requerirá de tantas votaciones como acuerdos se tomen, puesto que cada
acuerdo es independiente de los anteriores
El voto de cada miembro en relación a la aprobación de un acuerdo, podrá
tener el siguiente sentido: A favor, en contra, abstención
Se aprobarán todos aquellos acuerdos, en los que la mayoría de los
miembros voten a favor. En caso de empate, este se dirimirá por el voto de
calidad del Presidente. El Presidente, en estos casos y al objeto de que los
acuerdos se adopten por la el mayor número de miembros, puede proponer una
nueva votación con un acuerdo alternativo que facilite el consenso.
Cuando se vote en contra o haya abstención en un asunto particular, no
habrá responsabilidad respecto a las consecuencias que pudieran derivarse de
los acuerdos adoptados
Solo se podrá deliberar y adoptar acuerdos, de asuntos que se hayan
incluido previamente en el Orden del Día
Convocatorias.
La fijación del Orden del Día se realiza por el Presidente de la junta,
quien da la orden al secretario para que efectúe la convocatoria. También se
puede realizar una convocatoria a petición de la mayoría de los miembros que
componen la junta.
Las convocatorias, junto con el Orden del Día fijado, deberán hacerse
llegar por método fehaciente a los miembros de la junta, al menos con una
antelación de 48 horas
